Blog

Poczuj się wolny i bądź skuteczniejszy niż kiedykolwiek wcześniej
Kasia Sterna, 9 grudnia 2013

Zarejestrowałeś się w Klub365? Może planujesz skorzystać z jakiejkolwiek innej metodyki efektywności? Jeśli do tej pory nie używałeś spójnego systemu, który zwiększałby Twoją efektywność i niezawodność, przeczytaj ten fragment książki książki "Getting Things Done", autorstwa Davida Allena:

"W swoim życiu zawarłeś prawdopodobnie o wiele więcej umów z samym sobą, niż Ci się wydaje, a każda z nic - ważna czy prozaiczna - jest analizowana przez "podświadomą" część Ciebie. To właśnie są owe "otwarte pętle" czy "rzeczy niedokończone", które określam jako zbiór spraw, które zaprzątają Twoją uwagę, a które nie powinny znajdować się tam, gdzie są, i w tej formie w jakiej są. "Otwarte pętle" mogą zawierać praktycznie wszystko, od spraw wielkich jak "Wyeliminowanie głodu na świecie", przez bardziej skromne, np. "Zatrudnić nową asystentkę" [...]. Jest wielce prawdopodobne, że i Ty masz więcej otwartych zobowiązań wewnętrznych, niż jesteś tego świadom. Zastanów się, w stosunku do ilu spraw czujesz się choćby w najmniejszym stopniu odpowiedzialny, by je zmienić, dokończyć, podjąć czy zrobić cokolwiek innego. [...]

Aby skutecznie radzić sobie z tym problemem musisz najpierw zidentyfikować i zebrać wszystkie te sprawy, które w jakiś sposób zaprzątają Twoja głowę, po czym zaplanować w jaki sposób uporać się z nimi. To może wydawać się zupełnie łatwe, ale w praktyce wielu ludzi nie wie, jak w sposób spójny się z nimi uporać".

Witaj w nowym życiu!

Właśnie po to założyłeś konto! Nie zrobiłeś tego przez grzeczność w stosunku do mnie, ani z nudów. Chcesz odnieść wymierną korzyść z funkcji, które oferujemy w Klub365. Żeby tak się stało musisz dokonać wnikliwego podsumowania i wydobyć na światło dzienne wszystkie aktualne klubowe zadania.

Wszystkie to znaczy wszystkie. Czy to naprawdę takie ważne?

Tak, bo sprawy, które przeniesiesz do Klub365 znikną z Twojej podświadomości i pozwolą Ci na nowo poczuć, że wszystko jest pod kontrolą. Jeśli jeszcze się nie zorientowałeś, to dokładnie to Ci oferujemy - niezapomniane uczucie, że jesteś panem sytuacji i konsekwentnie zmierzasz do celu.

Wysysanie wszystkich ważnych spraw z głowy, skrzynki e-mail i kartek rozrzuconych po biurku będzie zapewne nieco burzliwe. Tak opisuje ten proces autor metodyki "GTD" David Allen - "Proces oczyszczania umysłu z wszelkich tego typu myśli i zapisanie ich [...] zajmie Ci najprawdopodobniej od dwudziestu minut do godziny. Przekonasz się, że myśli te będą pojawiały się w dość chaotyczny sposób, sprawy błahe na przemian z wielkimi [...]".

A więc do dzieła! Poniżej przygotowaliśmy zestaw zagadnień, który pomoże Ci wylistować wszystkie bieżące klubowe zadania, za które odpowiadasz Ty, bądź Twoi współpracownicy.

Bieżące działania:

Działania dot. kwestii sportowych - przygotowanie okresowych planów treningowych i raportów z przeprowadzonych zajęć, przygotowanie i realizacja zamówienia sprzętu sportowego, organizacja zebrania trenerów, szkolenia z udziałem zewnętrznych szkoleniowców

Zbiór zadań związanych z organizacją najbliższego eventu np. zapewnienie obiektu, uzyskanie niezbędnych pozwoleń, zabezpieczenie eventu (służby porządkowe), ubezpieczenia, przygotowanie poligrafii, działania dot. hospitality - catering / obsługa gości

Komunikacja klubu z kibicami np. przygotowanie materiału video do klubowej telewizji, przeprowadzenie ankiety wśród kibiców, przygotowanie raportów z obecności klubu w mediach społecznościowych, przygotowanie bądź odświeżenie strony internetowej klubu

Finanse klubu np. cykliczna kontrola wykonania budżetu klubu, przygotowanie zestawienia miesięcznego / rocznego, pobieranie składek i przygotowanie zestawień ich dotyczących, opłacenie składek na ZUS (zadanie cykliczne), złożenie deklaracji podatkowych

Działania sprzedażowe np. zaprojektowanie / produkcja nowego gadżetu klubowego, przygotowanie stoisk do sprzedaży w określonym obiekcie, pozyskanie i utrzymanie miejsc w których prowadzona może być przedsprzedaż biletów, zorganizowanie internetowej przedsprzedaży biletów

Zobowiązania i cele wobec podmiotów zewnętrznych:

Miasto

Dotacje - złożenie wniosków, przygotowanie sprawozdań / rozliczeń np. rozliczenie dotacji na grupy młodzieżowe za rok 2013

Obiekty sportowe - rezerwacja / wynajem / dzierżawa obiektu np. zadanie cykliczne by raz lub dwa razy do roku dokonać rezerwacji obiektu w oparciu o kalendarz rozgrywek

Związek sportowy

Przesłanie wymaganych regulaminami dokumentów, zgłoszenie drużyny do rozgrywek, zgłoszenie zawodników, dokonanie rozliczeń

Sponsorzy

Przygotowanie raportów i zestawień merytorycznych w związku z zawartymi umowami o sponsoring

Prowadzenie negocjacji w celu przedłużenia obowiązujących umów np. umówienie spotkania, przygotowanie prezentacji dedykowanej dla firmy

Research pod kątem potencjalnych sponsorów - przygotowanie listy kontaktowej wraz z krótką charakterystyką

Przygotowanie / aktualizacja oferty sponsorskiej klubu

Wszystkie inne niestandardowe działania związane z podmiotami sponsorującymi klub - np. pośrednictwo między firmami, zaaranżowanie spotkania umożliwiających wzajemne zaprezentowanie oferty itd.

Inne ważne kwestie do przemyślenia:

Spotkania, które powinny się odbyć się w najbliższym czasie - zaplanowanie, zaproszenie konkretnych osób

Podjęcie decyzji w kwestiach strategicznych - kto i do kiedy musi podjąć te decyzje? Jaka wiedza i informacje potrzebne są do ich podjęcia

HR - przedłużenie umów, rekrutacja nowych pracowników / wolontariuszy

Remonty / instalacja nowych systemów lub wyposażenia w klubie

Skończone?

Wszystkie zadania wprowadź teraz do aplikacji Klub365 i przypisz odpowiednim osobom.
Od tej chwili wystarczy Ci jedno kliknięcie myszką, by sprawdzić postęp w realizacji poszczególnych celów. A to co jest najważniejsze, to fakt, że nie musisz już bezustannie stresować się, by o niczym nie zapomnieć!

Opublikowano: 2013-12-09 20:18:11

Wróć na blog | Dowiedz się więcej o aplikacji dla Twojego klubu