Blog

Nazwa zadania to nie taka błaha sprawa
Mateusz Nowak, 12 stycznia 2014

Wielu użytkowników jako główną korzyść wynikającą z korzystania z Klub365 wymienia oszczędność czasu. Skuteczne wdrożenie aplikacji i osiągnięcie powyższego celu determinują w głównej mierze dwa czynniki: dyscyplina w używaniu narzędzia oraz ścisły przekaz w komunikacji, która prowadzona jest w ramach systemu. Ważnym elementem wymienionej ścisłości przekazu jest nazewnictwo zadań, któremu chciałbym się przyjrzeć w dzisiejszym wpisie.

Dlaczego nazewnictwo zadań jest tak ważne? W trakcie codziennych rewizji (pisałem o nich na blogu kilka dni temu - https://klub365.pl/blog/11-jak-zaczynasz-dzien.html ) przeglądasz listę wszystkich swoich zadań. Jeśli będziesz miał mniej czasu, ocena czy zadanie wymaga aktualnie Twojej uwagi sprowadzi się do przeczytania i analizy jego nazwy. To oczywiste, że nie zawsze będziesz miał czas by czytać poszczególne raporty i wypowiedzi w dyskusji, zwłaszcza że w dużych zadaniach będzie ich naprawdę wiele.

Z tej właśnie przyczyny nazwa zadania musi być konkretna, precyzyjna i (to kluczowa kwestia) zbudowana wokół czasownika. To bardzo prosta zasada, ale niezwykle ważna i niosąca konkretne skutki. Spójrzmy na przykładowe nazwy zadań:

"Konferencja prasowa"
"Sprawozdanie dla sponsora"
"Sprzęt meczowy"
"Urząd Marszałkowski"

Wiem z własnego doświadczenia, że nazywanie zadań w ten sposób jest bardzo powszechne, a jednocześnie bardzo nieefektywne i nieużyteczne. Nazwa sformułowana w ten sposób niesie bardzo ograniczony komunikat. W zadaniu "Sprawozdanie dla sponsora" może chodzić zarówno o przygotowanie danych, skład graficzny, wydruk, dostarczenie, wysłanie czy cokolwiek innego. Bardzo często poszczególne etapy mogą być odrębnymi zadaniami dla różnych osób. Podobnie "Sprzęt meczowy" - chodzi o jego zakup, dostarczenie, przygotowanie czy może jeszcze coś innego?

Jeśli chcesz skutecznie delegować zadania, zawsze używaj maksymalnie ścisłego przekazu. Ułatwisz pracę sobie i innym osobom jeśli zamiast powyższych, użyjesz nazw zbliżonych do tych:

"Zaproszenie mediów na konferencję prasową"
"Wysłanie sprawozdania dla sponsora"
"Przetransportowanie sprzętu meczowego na stadion"
"Przygotowanie sprawozdania na temat konkursów ogłoszonych przez Urząd Marszałkowski"

Czytając TAKIE nazwy zadań niemal automatycznie widzisz w głowie ciąg kolejnych czynności które muszą zostać wykonane. Jesteś w stanie ocenić trudność i potencjalne koszty. Zacznij od CZASOWNIKA, a cała reszta sama spłynie z Twojej głowy, prosząc się o wyartykułowanie :).

Pozornie drobna zmiana przynosi znaczącą poprawę efektywności codziennej pracy, nie wspominając o eliminacji ewentualnych sporów o to "co autor miał na myśli". Polecam Tobie oraz wszystkim Twoim współpracownikom zastosowanie się do tej prostej zasady i gwarantuje, że ułatwi Wam ona codzienną pracę.

Opublikowano: 2014-01-12 21:49:00

Wróć na blog | Dowiedz się więcej o aplikacji dla Twojego klubu