Blog

Zmień swój klub sportowy na zawsze w zaledwie 6 minut!
Mateusz Nowak, 14 października 2013
Chcemy żebyś oszczędzał czas używając naszego narzędzia, a Ty pewnie obawiasz się, że aby skutecznie z niego skorzystać będziesz musiał poświęcić dużo czasu... Nic bardziej mylnego! Przeczytaj poniższy wpis, z którego dowiesz się jak efektywnie wdrożyć Klub365 w swojej organizacji... w 6 minut.

Na każdy z poniższych punktów poświęć minutę, a gwarantuję, że pełnia potencjału aplikacji Klub365 stanie przed Tobą otworem.

Krok 1 - użytkownicy

Zarządzanie to po pierwsze delegowanie i doprowadzanie zadań do końca oraz współpraca w grupie. Zacznij więc od zaproszenia do aplikacji wszystkich, których działania będą od dziś modelowane przy użyciu Klub365.

Wybierz pole "Użytkownicy" w menu głównym, a następnie "+ Nowy użytkownik". Osoba, której założone zostanie konto, otrzyma mail z wygenerowanym hasłem. W tym miejscu możesz także określić szczegółowo zakres uprawnień lub przyznać status moderatora i administratora wybranym osobom.

Krok 2 - przenieś strukturę Twojej organizacji do aplikacji

Jeśli nie zamierzasz udostępniać aplikacji wielu użytkownikom, prawdopodobnie możesz pominąć ten punkt. Jeśli jednak z aplikacji korzystać będzie więcej osób, będziesz odczuwał potrzebę by oddzielić od siebie pewne sfery Waszej działalności, a w szczególności ograniczyć ich widoczność. Z pomocą przychodzą tutaj pulpity. Każdy pulpit stanowi logiczną całość i może być zarówno przestrzenią dedykowaną grupie (np. pulpit działu marketingu albo biura prasowego).

Wybierz pole "Pulpity" w menu głównym, a następnie "+ Utwórz nowy pulpit". Ustal nazwę pulpitu i dodaj do niego użytowników. Przełączać się między pulpitami możesz korzystając z górnego paska narzędzi. Każdy pulpit ma swoje zadania, panel dyskusyjny, oraz repozytorium. Dane znajdujące się na pulpicie publicznym (który jest pulpitem domyślnym), dostępne są dla wszystkich użytkowników. Dane, które znajdują się na każdym innym pulpicie, widoczne są tylko dla jego członków.

Krok 3 - dodaj pierwsze zadanie

Pora przekonać się jak wygląda kluczowy element aplikacji - zadania. Spróbuj na początek dodać zadanie, które delegowałeś w ostatnim czasie, lub miałeś zamiar oddelegować dzisiaj.

Kliknij "Zadania" w menu głównym, a nastepnie "+ Nowe zadanie". Określ nazwę i cel zadania - tylko te pola są obowiązkowe. Możesz ustalić czy zostanie ono oddelegowane jednej osobie, całej grupie czy pozostanie otwarte. Jeśli zadanie ma swój nieprzekraczalny termin realizacji, określ jego deadline. Podaj także informacje o budżecie i załącznikach. Wiemy, że jak ważna jest elastyczność, możesz więc określić także zakres widoczności zadania i narzucić cykliczny obowiązek raportowania.

Po zapoznaniu się z zadaniami przyjdzie pora na generalny transfer danych do aplikacji. To naprawdę ważna uwaga i nie powinieneś jej lekceważyć. Guru produktywności, autor książki "Getting Things Done" - David Allen - zwraca uwagę na kluczową kwestię konsewkencji w przechowywaniu informacji o zadaniach. Jeśli chcesz być skuteczny (a zakładam, że chcesz!) - musisz mieć je wszystkie w jednym miejscu. Konieczna będzie więc jedna dłuższa sesja w trakcie której spiszesz wszystkie aktualne tematy i przeniesiesz je raz na zawsze do chmury. Mam na myśli WSZYSTKIE zadanie - te w Twoim kalendarzu, telefonie, kartce przyklejonej nad biurkiem, a w szczególności - głowie. Te ostatnie są szczególnie problematyczne - skutecznie pozbawiają Cie możliwości psychicznego odpoczynku.

Przykładowe zadanie

Krok 4 - zajrzyj do repozytorium

Repozytorium to miejsce gdzie możesz przechowywać dowolne klubowe zasoby: umowy, zestawienia, prezentacje czy pliki graficzne. Koniec z rozsyłaniem ich mailem, koniec z poszukiwaniem ich na wszystkich komputerach w Klubie, koniec z wykonywaniem tej samej pracy po kilka razy.

Po wybraniu "Repozytorium" z menu trafisz do głównego folderu. Możesz stąd przejść do folderów innych pulpitów, utworzyć nowe foldery oraz dodawać i pobierać pliki.

Krok 5 - poznaj zadania cykliczne

Zadania cykliczne to naprawdę potężne narzędzie. Ich użycie ściąga z Ciebie konieczność pamiętania o obowiązkach, które pojawiają się regularnie.

Kliknij "Zadania" w menu głównym, następnie wybierz "Zadania cykliczne" i klknij "+ Utwórz nowe zadanie cykliczne". Będziesz mógł określić te same dane co w przypadku zwykłego zadania, oraz parametry cykliczności: np. zadanie może pojawiać się raz do roku w wybranym dniu, albo tego samego dnia każdego miesiąca.

Krok 6 - CRM - bądź skuteczniejszy w relacjach z partnerami

Celem wdrożenia modułu CRM jest mądrzejsze budowanie i monetaryzowanie relacji z partnerami Twojego Klubu. Wiem z doświadczenia jak szybko z pola widzenia znikają "miękkie" zdarzenia np. deklaracje, które padają w trakcie spotkań ze sponsorami, nastrój przedstawicieli danej firmy, luźne sugestie co do modelu koperacji albo przyczyny odmowy rozszerzenia czy przedłużenia współpracy. Tego typu zdarzenia oczywiście nie pozostają nigdy niezauważone, często zostają przekazane dalej np. w trakcie klubowych zebrań, ale z czasem giną w gąszczu innych wydarzeń i informacji i nie wpływają na dalsze budowanie relacji z podmiotami.

Wybierz "CRM " z menu, następnie "+ Utwórz nowy profil" i podaj dane dotyczące podmiotu. Po jego utworzeniu możesz podać także jego szczegółową charakterystykę. Kiedy profil będzie gotowy, będziesz mógł tworzyć zadania powiązane z nim (np. "spotkaniez przedstawicielem firmy X", albo "Realizacja umowy dot. sponsoringu z firmą Y"), oraz dodawać notatki w których opisywać będziesz kolejne etapy współpracy.

Po wykonaniu tych 6 kroków:

  • będziesz przechowywał zadania w wygodny i bezpieczny sposób w chmurze
  • Ty i Twoi współpracowcnicy będziecie mieli do nich dostęp 24 godziny na dobę 7 dni w tygodniu
  • pozbędziesz się stresu związnego z powrcającym w głowie pytaniem "czy o wszystkim na pewno pamiętam?"
  • jednym kliknięciem myszki będziesz mógł dokonać rewizji postępów we wszystkich zleconych zadaniach
  • zaczniesz budowę wielkiej bazy wiedzy, gdyż każde zadanie i każdy raport to konkretne informacje, a wiele z nich wykorzystywać będziesz wielokrotnie
  • nigdy już nie będzie zastanawiał się gdzie znajdują się ważne klubowe dokumenty i nie będziesz musiał rozsyłać ich każdemu z osobna
  • zwiększysz efektywność relacji ze swoimi partnerami biznesowymi dysponując dokładną bazą danych opisującą relacje z nimi
  • o ważnych kwestiach przypominać będą Ci automatyczne powiadomienia mail / sms.

Opublikowano: 2013-10-14 07:12:00

Wróć na blog | Dowiedz się więcej o aplikacji dla Twojego klubu